Membangun Arsiparis yang Kompeten dalam Mengelola Informasi
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang
Pada
sebagian besar organisasi baik yang berorientasi keuntungan maupun tidak,
Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan tujuan dari organisasi itu sendiri.
Ketergantungan pada SDM telah menjadikan
banyak organisasi menyisihkan sebagian besar anggaranya untuk meningkatkan
kemampuan mereka. Pelatihan, seminar dan pendidikan lanjutan telah dijadikan
agenda utama bagi peningkatan keterampilan staf. Sumber Daya Manusia telah
menjadi aset yang paling bernilai pada setiap swadaya masyarakat mempunyai staf
atau pimpinan yang berpendidikan sapai strata tiga (Doktor). Mahalnya
pembentukan SDM yang tangguh dan usaha untuk mempertahankan menjadikan
organisasi sering terpaksa “memanjakan” mereka dengan gaji yang tinggi,
tunjangan, asuransi, jaminan, kesehatan dan pensiunan yang tinggi telah menjadi
variabel-variabel tetap yang harus diberikan oleh organisasi kepada SDM-nya.[1]
Penyelenggara
kearsipan sebagai departemen juga tidak pernah luput dari perlunya keberadaan
SDM yang handal dan kompeten di bidang kersipan. Adanya SDM yang berkualitas di
bidang arsip akan sangat mendukung
terhadap keberhasilan dalam menjalankan misi dan fungsinya dalam memberikan
layanan maksimal kepada organisasinya. Penyelenggaraan
kearsipan merupakan suatu yang kompleks, artinya menyangkut interelasi antara
aspek kepercayaan personal dan kesiapan subsistem, juga mencangkup wawasan
teoritis-ilmiah berupa kemampuan teknis-konseptual, organisasi kelembagaan,
sumber daya manusia, serta sarana prasarana kearsipan. Seorang yang karena
tanggung jawabnya dalam pelaksanaan fungsi kedinasan, akan mencatat atau
merekam setiap pelaksanaan kegiatan yang dilakukan sehingga terciptalah arsip
di instansi atau unit kerja orang yang bersangkutan. Dengan catatan/rekaman
tersebut seorang telah mendokumentasikan kegiatan yang berlangsung di
instansi/organisasi sehingga terbentuk endapan informasi lengkap mengenai hal
yang telah dilakukan, sebagai suatu memori instansi (corporate memory).[2]
Berdasarkan
konsideran Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa
terbitnya undang-undang tersebut bertujuan untuk: (1) Menjamin ketersediaan
arsip yang autentik dan terpercaya; (2) Menjamin perlindungan kepentingan
Negara dan hak-hak keperdaataan rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan;
(3) Dalam penyelenggaraanya disesuaikan dengan prinsip-prinsip, kaidah, dan
standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan
kearsipan nasional yang andal; (4) Penyelenggaraan kearsipan nasional saat ini
pada dasarnya belum terpadu, sistematik, dan komprehensif yang semuanya tidak
terlepas dari pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas
dan sempit oleh berbagai kalangan, termasuk kalangan penyelenggara negara.[3]
Secara
teknis, penyelenggaraan kearsipan adalah mengatur arsip dalam unit-unit
informasi secara berjenjang dan menyajikan masing-masing unit informasi itu
kepada mereka yang berhak dan memerlukan. Artinya, hanya menyajikan informasi
dengan asas tepat informasi, tepat guna, tepat waktu, dan kepada orang/instansi
yang tepat. Dengan demikian untuk kepentingan pengguna, arsip harus diatur
secara profesional, dikelola oleh instansi/organisasi/petugas yang kompeten,
dan didukung dengan tersedianya fasilitas pengelolaan yang representatif. Arsip
tertata sesuai dengan ketentuan teknis yang berlaku iniversal, memenuhi
ketentuan hukum yang berlaku dan disajikan secara cepat dan tepat. Hal tersebut
mengaharuskan bahwa setiap lembaga pengelola arsip perlu didukung oleh tersedianya
tenaga profesional di bidang kearsipan, yang di Indonesia dikenal dengan
istilah Arsiparis (Kep. Menpan No. 36/1990).[4]
Arsiparis
merupakan petugas yang berfungsi mengelola arsip yang mengatur dan menjamin
bahwa arsip statis, dapat dikelola dengan benar, baik dalam rangka penggunaan,
penyusutan, maupun pelestarianya. Arsiparis dalam konteks ini adalah pejabat
yang bertanggung jawab pada pengelolaan arsip baik dari aspek manajerial maupun
aspek teknis-profesional. Oleh karena itu, posisi jabatan arsiparis terdapat di
lingkungan instansi-instansi pemerintah dan sebagai puncak karirnya adalah
posisi jabatan Arsiparis Negara. Arsiparis bukan saja pengelola arsip dinamis
atau records manager, melainkan juga
seorang pengelola Arsip statis atau archivist.[5]
Kebutuhan
akan tenaga kearsipan sebenarnya dimulai sejak suatu instansi/organisasi
melakukan kegiatan sesuai dengan fungsi dan tugas masing-masing. Setiap
kegiatan keterekam dalam berbagai media yang ada di instansi yang bersangkutan
dan informasi terekam itu perlu dilakukan pengaturan ke dalam unit-unit
informasi agar siap pakai untuk mendukung kelancaran operasional penyelesaian
fungsi-fungsi instansi yang bersangkutan. Mengelola arsip adalah mengelola
informasi yang dikemas dalam suatu medium dan tercipta dalam penyelesaian suatu
kegiatan sehingga di dalamnya melekat aspek authenticity
(keaslian), legality (keabsahan),
authorty (kewenangan), dan integrity (keutuhan). Mengelola
informasi yang terekam dalam suatu media harus dipastikan keaslian, keabsahan, dan
keutuhannya serta dibuat atau diterima oleh pejabat yang yang berwenang
sehinngga harus dilakukan secara profesional agar informasinya dapat dipercaya
(reliable). Dengan demikian seorang
pengelola arsip harus memenuhi persyaratan teknis profesional dan
keterpercayaan sehingga di samping mampu mengelola arsip juga dapat dipercaya.[6]
B.
Rumusan
Masalah
Berdasarkan
latar belakang makalah di atas, maka penulis mengangkat judul “Membangun Arsiparis yang Kompeten dalam
Mengelola Informasi ”. Untuk itu, rumusan masalah dalam makalah ini adalah
sebagai berikut:
1. Apa yang dimaksud kompetensi Arsiparis ?
2. Apa
saja kompetensi Arsiparis dalam mengelola informasi ?
C.
Tujuan
Penulisan
1. Untuk
mengetahui pengertian kompetensi Arsiparis.
2. Untuk
mengetahui apa saja kompetensi Arsiparis dalam mengelola informasi.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Kompetensi
Competece menurut kamus Bahasa Inggris-Indonesia berarti
kecakapan, kemampuan, wewenang.[7]
Sedangkan menurut kamus Bahasa Indonesia kompeten berarti wewenang, cakap,
berkuasa menentukan suatu hal. Kompetensi adalah kewenangan atas kekuasaan
untuk menentukan sesuatu hal.[8] Kompetensi
menurut Spencer adalah sebagai
karakteristik dasar yang dimiliki oleh seorang individu yang berhubungan secara
kausal dalam memenuhi kriteria yang diperlukan dalam menduduki suatu jabatan.
Kompetensi terdiri dari 5 tipe karakteristik, yaitu motif (kemauan konsisten
sekaligus menjadi sebab dari tindakan), faktor bawaan (karakter dan respon yang
konsisten), konsep diri (gambaran diri), pengetahuan (informasi dalam bidang
tertentu) dan keterampilan (kemampuan untuk melaksanakan tugas).[9]
Dari pengertian kompetensi tersebut di atas, terlihat bahwa
fokus kompetensi adalah untuk memanfaatkan pengetahuan dan ketrampilan kerja
guna mencapai kinerja optimal. Dengan demikian kompetensi adalah segala sesuatu
yang dimiliki oleh seseorang berupa pengetahuan ketrampilan dan faktor-faktor
internal individu lainnya untuk dapat mengerjakan sesuatu pekerjaan. Dengan
kata lain, kompetensi adalah kemampuan melaksanakan tugas berdasarkan
pengetahuan dan ketrampilan yang dimiliki setiap individu.
B.
Pengertian
Arsiparis
Arsiparis sendiri
adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh
melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta
mampu mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan
kearsipan (pasal 1 UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)[10]
Seorang petugas
kearsipan harus memenuhi babarapa persyaratan agar dapat mengurus arsip secara
professional (sebaagai arsiparis). Jadi, jangan sampai petugas dibagian arsip justru
orang-orang atau petugas yang tidak dipakai atau tidak disenangi dibagian lain.
Ada anggapan bahwa yang bertugas dibagian arsip adalah orang-orang yang
‘disingkirkan’. Apabila hal ini terjadi, setidak-tidaknya petugas tersebut
mempunyai kekurangan, baik kemampuan, kejujuran, maupun dedikasinya terhadap
organisasi yang bersangkutan. Untuk mengurus arsip dengan baik, diperlukan
petugas yang memenuhi persyaratan ketrampilan, ketelitian, kerapian, dan
kecerdasan.[11]
Dari pengertian di atas dapat kita ketahui
bahwa seorang arsiparis merupakan orang yang bertanggung jawab dalam mengelola
arsip dengan dibekali berbagai keahlian khusus dan pelatihan serta memperoleh
pendidikan formal sehingga mampu mengemban tugas sabagai pengelola arsip yang
profesional.
C.
Profesi
Arsiparis
Profesi
kearsipan di Indonesia sebenarnya memiliki sejarah panjang, namun pembinaanya
secara formal relatif baru. Secara formal pembinaan profesi kearsipan dimulai
pada dasawarsa tahun 1970-an, ketika perundang-undangan menyebutkan bahwa
pengelola arsip sebagai profesi dinamakan kader ahli kearsipan (UU No. 7/1971:
ps. 6). Istilah tersebut belum secara jelas mengacu pada kriteria yang bersifat
spesifik, melainkan sebutan umum bagi semua pegawai yang bertugas mengelola
arsip di dalamnya mencangkup petugas yang bertanggung jawab secara manajerial,
pelaksana teknis penataan arsip dan layanan kearsipan. Oleh karena itu, sasaran
pembinaan adalah semua pegawai yang bertugas pada unit-unit kearsipan dan
petugas arsip.[12]
Pertumbuhan
organisasi kearsipan masih terus berkembang untuk menemukan bentuknya yang
dianggap tepat sebagai organiasi profesi. Pada tanggal 19 Juli 2005,
dideklarasikan organiasasi profesi kearsipan dengan nama Asosiasi Arsiparis
Indonesia (AAI) dalam sebuah secara sosialisasi kearsipan di Arsip Nasional RI.
Organisasi ini dimaksudkan untuk menjadi wadah profesi pengelola arsip, baik
dari kalangan pegawai negeri sipil, pegawai negeri/swasta, pejabat struktural,
pengusaha bidang teknologi informasi dan sarana kearsipan. Penggunaan istilah
Arsiparis sebagai nama umum untuk semua profesi pengelola arsip dimaksudkan
untuk membantu siar arsip dan mengokohkan istilah Arsiparis sebagai wadah
profesi kearsipan di lingkungan instansi pemerintah maupun instansi swasta.
Dalam kesempatan itu juga disusun kepengurusan nasional yang diketuai oleh
Djoko Utomo dan penunjukan pengurus daerah yang diketuai oleh para kepala
lembaga kearsipan di daerah yang bersangkutan. Peran eksofiso pimpinan lembaga
kearsipan sebagai ketua organisasi dimaksudkan untuk mempermudah pembinaan
organisasi profesi dan diharapkan dapat dilakukan perubahan setelah pelaksanaan
kongres nasional berikutnya.[13]
D.
Kompetensi
Arsiparis
Sumber
daya manusia dalam Pedoman Pengelolaan Arsip adalah pegawai yang mempnyai
kompetensi di bidang pengelolaan arsip yang bertugas mengelola arsip dinamis
secara teknis mulai dari tahap penciptaan (creation),
tahap penggunaan dan pemeliharaan (use
and maintenance), dan tahap penyusutan (despositon).
Tersedianya sumber daya manusia yang kompeten dan profesional baik secara
manual maupun elektronik di bidang pengelolaan arsip akan membantu efektivitas
dan efisiensi, karena informasi akan cepat tersedia dalam hitungan detik,
akurat, serta aman. [14]
Dalam
makalah ini penulis akan memaparkan kompetensi pengetahuan dan keterampilan
arsiparis sebagai pengelola informasi.
1. Kompetensi
Keterampilan
a. Keterampilan
Menerapkan Teknologi Informasi
Penerapan
teknologi Informasi di hampir semua lini kegiatan organisasi tak dapat
dihindarkan dan telah menjadi suatu keharusan dalam rangka memenangkan hati
pelanggan dan mengalahkan pesaing. Keberadaan dan pemakaian komputer untuk
menciptakan, menyimpan, menemukan kembali, dan menyebarluaskan informasi organisasi
yang cepat dan tepat mendorong terciptanya arsip dalam bentuk media baru
seperti disket, hardisk, Compact Disc. Disamping
itu, layanan on-line informasi telah
menjadi ciri utama manajemen kantor modern.[15]
Perkembangan
ini telah memberikan dampak besar bagi pengelola arsip dalam memperlakukan
media baru dan layanan on-line informasi
dengan baik dan benar. Oleh karena itu, pengelola arsip dituntut untuk dapat
mengoprasikan komputer dan memahami penggunaan sofware seperti seperti microsoft
office secara maksimal serta memahami perlindungan dan pelestarian media
baru ini agar arsip tetap dapat diakses atau dipakai informasinya sesuai nilai
guna yang menyertainya. Penguasaan dan keterampilan dalam menggunakan internet
dalam rangka mempercepat feature seorang
pengelola arsip andal. Kemampuan ini akan sangat berguna jika yang bersangkutan
ditempatkan pada bagian lain. [16]
Salah
satu kegiatan kearsipan adalah pemberian jasa rujukan (references) bagi pemakai. Arsiparis menggunakan berbagai macam perangkat
keras (misalnya komputer dan CD ROM atau compact
disk read only memory) untuk memberikan informasi sebaik mungkin dalam
waktu sesingkat mungkin dengan biaya serendah mungkin bagi pemakai.[17]
b.
Keterampilan Manajerial
Seorang
yang mengikuti pelatihan atau pendidikan di bidang manajemenn arsip perlu
diberikan pengetahuan dan keterampilan dalam penerapan manjemen, baik di
instansi pemerintah maupun swasta. Kemampuan dan penguasaan dalam mengerjakan
fungsi manajemen secara paripurna dan terpadu manyangkut perencanaan,
penganggaran, pengarahan dan kepemimpinan, penempatan staf, pengawasan dan
pengevaluasian kegiatan akan sangat membantu yang bersangkutan untuk bekerja di
bagian manapun ia ditugaskan kelak oleh pimpinan. Kesiapan seorang yang telah
menjalani pendidikan manajemen arsip membuktikan bahwa kualitas SDM arsip dapat
pula bekerja dengan baik di lini lain di lembaga yang bersangkutan. Secara
umum, kita dapat mengatakan bahwa dengan kemampuan manajerial yang paripurna dan
terpadu dalam penerapan fungsi manajemen maka seseorang yang telah mengikuti
program manajemen arsip niscaya siap untuk bekerja di semua lini organisasi. [18]
Kemampuaan
manajerial yang terpadu dapat diterapkan oleh Arsiparis sabagai berikut;
1) Menetapkan
jenis arsip yang harus diciptakan dan mengandung nilai guna.
2) Menetapkan
format dan struktur arsip bagaimana yang harus diciptakan dan dikaptur, serta
menetapkan teknologi yang paling tepat dalam pengelolaannya sesuai dengan
kebutuhan lembaga pencipta arsip.
3) Menetapkan
ketentuan-ketentuan dalam temu balik, penggunaan dan pentransferan antar
proses-proses dan antar pengguna, serta seberapa lama arsip itu harus disimpan
sesuai dengan jadwal Retensi Arsip.
4) Menetapkan
bagaimana mengorganisasi arsip dalam rangka mendukung ketentuan-ketentuan untuk
penggunanya.
5) Menilai
resiko yang mungkin timbul akibat tidak lengkapnya arsip yang tercipta serta
arsip yang sah ditinjau dari aspek yuridis.
6) Melestariakan
arsip dan memungkinkan agar arsip tersebut dapat diakses dalam memenuhi
ketentuan-ketentuan bisnis maupun harapan masyarakat.
7) Memenuhi
ketentua-ketentuan hukum, standar-standar serta kebijakan yang diterapkan dalam
organisasi.
8) Menjamin
bahwa arsip-arsip tersebut disimpan sepanjang diperlukan oleh penggunanya.
9) Mengidentifikasi
serta mengevaluasi kesempatan untuk meningkatkan efektifitas,efisiensi atau
kualitas terhadap proses-proses, keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan yang
mungkin dihasilkan dari pencipta atau pengelolaan arsip yang lebih baik.[19]
c.
Keterampilan Berkomunikasi
Intelektual
Kemampuan
komunikasi sering menjadi fator penentu jenjang karir seseorang dalam
organisasi. Kemampuan komunikasi tidak saja mencerminkan kemampuan seseorang
merumuskan pikiran, tetapi juga kemampuan untuk memahami dan menyebarkan isi
pesan atau informasi pada kondisi dan konteks yang tepat. Bagi seorang
pengelola arsip kemampuan komunikasi dapat digunakan dalam memberikan layanan
arsip yang profesional. Kemampuan komunikasi arsiparis dapat dilihat dari dua
kompetensi sebagai berikut;
a) Penggunaan
Kemampuan Intelektual
Jika loyalitas kepada
organisasi adalah keharusan maka penggunaan kemampuan intelektual yang intensif
dalam pekerjaan harus dijadikan tradisi bagi seseorang pengelola arsip.
Tantangan pekerjaan bernuansa intelektual seperti penilaian informasi,
pengemasan informasi, peresentasi di depan pimpinan seharusnya dapat dilakukan
dengan baik dan meyakinkan oleh pengelola arsip.
b) Kemampuan
Bahasa
Pemakaian internet yang
semakin membudaya dan mudah, glabalisasi perdagangan dunia menuntut pelaku
bisnis untuk mampu berkomunikasi dalam bahasa inggris. Kemampuan bahasa asing
ini memberikan keluasaan dalam mendapatkan akses dan wawasan pengetahuan. Untuk
pengelola arsip, penguasaan bahasa Inggris akan sangat membantu memahami teks
arsip sehingga mampu menilai kegunaan nilai informasi bagi organisasi.[20]
2. Kompetensi
Pengetahuan
Memiliki
pengetahuan umum, terutama menyangkut masalah surat-menyurat dan arsip. Misalnya,
seorang arsiparis harus selalu mengikuti perkembangan informasi baik di media
cetak dan elektronik, sehingga dasar dari pengetahuan umum ini sebagai landasan
untuk berkomunikasi antar arsiparis sendiri dan antara arsiparis dengan
pimpinan lembaga. Pengetahuan tentang seluk beluk instansinya yaitu organisasi
beserta tugas-tugasnya serta jabatanya. Seorang Arsiparis harus mengikuti
perkembangan kelembagaan, produk-produk hukum seperti Undang-undang, Keputusan
Peresiden, Keputusan Menteri, Peraturan Pemerintah dan sebagainya, sehingga
perubahan dalam strukur kelembagaan akan berpengaruh pada kegiatan kearsipan.[21]
Kompetensi
Sumber Daya Manusia untuk mengelola arsip secara profesional diperlukan sumber
daya manusia dengan kompetensi sebagai berikut:
1.
Memiliki pengetahuan records weeding.
2.
Memiliki kemampuan
dalam sistem filing (pemberkasan)
maupun indexing.
3.
Memiliki kemampuan
dalam records arrangment
4.
Memiliki pengetahuan
yang berkaitan dengan VITAL Record
Program,
5.
Memiliki pengetahuan
tentang Record Clasisification,
6.
Memiliki pengetahuan
dan kemampuan melaksanakan records apprasial
7.
Memiliki pengetahuan records disposal
8.
Memiliki kemampuan
melakukan disposal
9.
Memiliki pengetahuan
dan mampu menggunakan records retention
schedule
10. Memiliki
pengetahuan tentang hak akses arsip.[22]
E.
Pengembangan
Karir Arsiparis
Tradisi
yang berlaku sekarang ini bagi jenjang karir pengelola arsip adalah berawal
dari petugas pengelola arsip dan berujung sebagai pengelola arsip atau jika
mungkin memegang jabatan fungsional kearsipan. Di sini dapat dilihat bahwa
tidak ada jenjang karir yang menjanjikan bagi seseorang yang mengawali karirnya
atau ditempatkan di bidang dokumen. Banyak alasan yang melatarbelakangi “mandeknya” jenjang karir seorang yang
bekerja di bidang arsip. Salah satunya adalah kesan bahwa arsiparis tidak
memiliki kemampuan untuk melakukan pekerjaan di luar pengelolaan arsip. Dengan
program pelatihan dan pendidikan mulai dari D3 sampai S2 di bidang manajemen
arsip dan informasi, seorang yang mengawali karirnya di bidang arsip, dapat
saja ditempatkan di bidang lain yang sesuai dengan tingkat pendidikan yang
telah dimiliki.[23]
Disadari
bahwa pencapaian sumber daya manusia bidang arsip yang andal, memerlukan biaya
yang tidak sedikit dan waktu yang relatif lama. Akan tetapi, dengan
mempertimbangkan manfaat yang sagat besar yang dapat disumbangkan sumber daya
manusia di bidang arsip bagi organisasi maka pengeluaran biaya dan lemahnya
pencapaian dapat tergantikan oleh keuntungan yang lebih besar. Perubahan
paradigma dalam karakteristik sumber daya manusia manajemen arsip akan banyak
memberikan dampak positif bagi profesi di bidang kearsipan itu sendiri. Berikut
ini digambarkan matriks pengelola arsip paradigma lama dan baru.[24]
Tabel 1
Paradigma Matriks Pengelola Arsip
|
No
|
Lama
|
Baru
|
|
1
|
Penjaga
Arsip
|
Penyimpan
dan Pemasok Informasi bagi kepentingan organisasi
|
|
2
|
Gagap
teknologi informasi
|
Terampil teknologi
informasi
|
|
3
|
Keterampilan
klerikal
|
Terampil manajerial
|
|
4
|
Low
profile
|
High
profile
|
|
5
|
Minimal dalam
penggunaan kemampuan intelektuan
|
Maksimal dalam
pengunaan kemampuan intelektual
|
|
6
|
Keterampilan
bahasa asing rendah
|
Keterampilan bahasa
asing tinggi (Inggris)
|
|
7
|
Awal dan akhir
karir di tempat yang sama
|
Awal dan akhir karir
ada perubahan tidak saja dari segi tempat, tetapi juga posisi yang lebih baik
|
|
8
|
Kemampuan
komunikasi kurang
|
Kemampuan komunikasi
tinggi
|
Pengembangan
kualitas dan kuantitas sumber daya manusia bidang arsip melalui pembentukan
pengelola arsip paradigma baru seperti yang telah dijelaskan di atas diharapkan
mampu “mendonkrak” citra profesi di bidang arsip, ketertarikan banyak pihak
untu menghargai profesi arsiparis.
Pembinaan
karir Arsiparis sebagai diamanatkan oleh keputusan MenPAN
Nomor:09/KEP/M.PAN/2/2002 Tahun 2002 Tahun 2002 memiliki sistematika yang
berbeda dengan yang sebelumnya, namun tidak/belum mengatasi masalah alih
jabatan. Telah dilakukan revisi konsep pembinaan, dengan membagi jalur profesi
menjadi tingkat keterampilan dan tingkat keahlian. Alih jalur dalam suatu profesi
dapat dilakukan dengan cara sederhana, yaitu dengan memenuhi persyaratan
pendidikan pelatihan kearsipan penyesuaian. Namun demikian, hal tersebut melum
menjawab kebutuhan untuk dapat melakukan penyesuaian jabatan fungsional ke
gologan pangkat pada saat Arsiparis memperoleh kepercayaan menduduki jabatan
struktural. [25]
Kesulitan
tersebut diperkuat dengan lemahnya minat untuk menjadi Arsiparis, terutama di
lingkungan instansi pemerintah daerah sehingga timbul tuntutan untuk
memperlunak persyaratan pengangkatannya, dari yang semula bagi pegawai negeri
sipil yang serendah-rendahnya berijazah DII menejadi berijazah SLTA. Sebagai
jawabanya adalah terbitnya keputusan MenPAN Nomor 34/KEP/M.PAN/3/2004, yang
mengubah Pasal 21 dari Keputusan sebelumnya sehingga memungkinkan dibuka peluang
pengangkatan pada jabatan Arsiparis bagi mereka yang berijazah SLTA. Pegawai
negeri sipil yang berijazah SMU/SMK yang sudah berada dalam pangkat/gologan
ruang IIB dan telah mengikuti dan lulus dalam pendidikan pelatihan penyetaraan
yang dipersyaratkan untuk masing-masing jabatan (Kep. Ka. ANRI Nomor 4 Tahun
2004). Dengan keputusaan tersebut tetap terbuka peluang bagi petugas kearsipan
dengan latar belakang pendidikan sekolah lanjutan tingkat atas, sehingga
pembinaan karir jabata Arsiparis dapat dilakukan pada semua instansi
pemerintah, baik di tingkat pusat maupun pemerintah daerah.[26]
BAB
III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang
kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan
pelatihan kearsipan serta mampu mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab
melaksanakan kegiatan kearsipan (pasal 1 UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).
Dalam menjalankan tugas pokoknya, Arsiparis harus memiliki
kompetensi, baik itu kompetensi pengetahuan secara umum terutama yang
menyangkut masalah surat menyurat dan arsip, seluk beluknya instansinya dan
kompetensi keterampilan yang menyangkut masalah teknik pengelolaan (manajemen
kearsipan) yang sedang dijalankan. Kompetensi tersebut dapat ditingkatkan
melalui pengembangan karir Arsiparis melalui pelatihan, pendidikan lanjutan
dari jenjang D3, S1 hingan S2 di bidang manajemen arsip dan informasi. Sehingga
paradigma bahwa Arsiparis yang tidak kompeten dalam mengelola arsip dapat
dirubah menjadi paradigma baru bahwa Arsiparis merupakan sebuah profesi yang
tidak dapat dijalankan oleh semua orang karena membutuhkan komptensi khusus
dalam menjalankan tugasnya secara profesional.
Pendidikan
Arsiparis berdasarkan keputusan MenPAN Nomor 34/KEP/M.PAN/3/2004, bahwa
pengangkatan pada jabatan Arsiparis minimal berijazah SLTA. Pegawai negeri
sipil yang berijazah SMU/SMK yang sudah berada dalam pangkat/golongan ruang IIB
dan telah mengikuti dan lulus dalam pendidikan pelatihan penyetaraan yang
dipersyaratkan untuk masing-masing jabatan. (Kep. Ka. ANRI Nomor 4 Tahun 2004).
B.
Saran
1.
Diharapkan bagi
Arsiparis agar
dapat melakukan pengelolaan arsip dengan semangat integritas yang tinggi dan
penuh tanggung jawab sebagai pengelola informasi, penjaga, dan pemelihara
warisan budaya nasional guna kepentingan generasi sekarang dan masa yang akan
datang.
2.
Diharapkan bagi lembaga
pengelola arsip untuk senantiasa meningkatkan kompetensi tenaga Arsiparis
dengan memberikan pelatihan, wokshop,
dan pengembangan pendidikan lanjutan bagi Arsiparis dalam rangka meningkatkan
kualitas sumber daya manusia di bidang pengelolaan arsip.
DAFTAR PUSTAKA
Basuki,Sulistyo,Pengantar Ilmu Kearsipan,(Tangerang Selatan:Universitas Terbuka,
2013.
Budiono,Kamus Lengkap Bahasa Indonesia,Surabaya:
Karya Agung, 2005.
Echols,
John M dan Hasan Shadiliy, Kamus Inggris
Indonesia,Jakarta: Gramedia,1982.
Kistanto,Nurdin H dkk, Etika Profesi Kearsipan,Tangerang
Selatan: Universitas Terbuka, 2014.
Mirmani,Anon,Pengawasan Kearsipan,Tangerang Selatan:
Universitas Terbuka, 2014.
Wardoyo,
Syauqi Hadi dan F. Yuniarti, Sejarah
Kearsipan, Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2014.
Widarno,dkk,Organisasi Tata Laksana dan Lembaga Kearsipan,(Jakarta: Universitas
Terbuka, 2010.
http://sertifikasi-profesi.blogspot.com/2014/09/pengertiakompetensi-menurut-para-ahli diakses
tanggal 25 februari 2015 pukul 10:00 wib.
http://www.kearsipan.com/?p=143 diakses
tanggal 25 Februari 2015 pukul 09:00
wib.
http://candraguzman.blogspot.com/2015/02/arsiparis.html diakses
tanggal 26 Februari 2015 pukul 10: 00
wib.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar